Mindestlohnerklärung Nachunternehmer: Wichtige Anforderungen und Tipp

Hintergrund zur Vorlage von Mindestlohnbescheinigungen bei der Beschäftigung von Nachunternehmern gemäß Mindestlohngesetz

Als Auftraggeber sind Sie dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiter Ihres Nachunternehmers gemäß dem Mindestlohngesetz (MiLoG) ausreichend bezahlt werden. In diesem Kontext klären wir, warum die Mindestlohnbescheinigung für Sie als Auftraggeber unverzichtbar ist und wie Sie dank dieser rechtliche Risiken minimieren können.

In der Praxis ist die Mindestlohnbescheinigung eine formlose Erklärung des Nachunternehmers, dass er sämtliche rechtliche Bestimmungen des MiLoG beachtet und alle Mitarbeiter entsprechend entlohnt. Sie als Auftraggeber können hier Ihren Nachunternehmern als eine Art “Hilfestellung” allerdings eine entsprechende Vorlage an die Hand geben und sich diese durch den Subunternehmer bestätigen lassen.

Falls ein Nachunternehmer die gesetzlichen Lohnuntergrenzen unterschreiten würde, können unter Umständen auch Sie als Auftraggeber für die Nachzahlung haftbar gemacht werden. Die Mindestlohnbescheinigung dient hier vorbeugendes Dokument, um nachzuweisen, dass Sie die Einhaltung der Vorschriften aktiv überprüft haben.

Zudem sind hier die möglichen Strafzahlungen und Rufschädigung ebenfalls zu bedenken. Ein Auftraggeber haftet ähnlich wie ein Bürge für die Verpflichtungen seiner Nachunternehmer gemäß § 14 AEntG, was bedeutet, dass diese Haftung auch dann greift, wenn der Auftraggeber nicht selbst erkennbar in der Pflicht steht.

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Gesetzliche Grundlagen und Auftraggeberhaftung

Die Auftraggeberhaftung ist ein zentrales Element des Mindestlohngesetzes (MiLoG). Insbesondere § 13 MiLoG regelt die Haftung des Auftraggebers für die Zahlung des Mindestlohns an die Arbeitnehmer des Auftragnehmers. Diese Regelung besagt, dass der Auftraggeber haftet, wenn er einen anderen Unternehmer mit der Erbringung von Werk- oder Dienstleistungen beauftragt hat. Bemerkenswert ist, dass diese Haftung verschuldensunabhängig ist.

Das bedeutet, dass der Auftraggeber auch dann haftet, wenn er keine Kenntnis von der Unterschreitung des Mindestlohns hatte. Diese Haftung erstreckt sich zudem auf alle Ebenen der Subunternehmerkette, also auch auf Sub-Subunternehmer.

Für Auftraggeber ist es daher unerlässlich, sicherzustellen, dass alle Nachunternehmer und deren Subunternehmer den gesetzlichen Mindestlohn einhalten. Andernfalls können sie selbst für die Nachzahlung des Mindestlohns haftbar gemacht werden. Dies unterstreicht die Bedeutung einer sorgfältigen Auswahl und Überprüfung der Nachunternehmer, um das Haftungsrisiko zu minimieren.

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Umsetzung in der Praxis

Da sich der gesetzliche Mindestlohn regelmäßig ändert und auch projektbezogene Faktoren, wie die Beschäftigungsdauer, variieren können, sollten Sie als Auftraggeber die Bescheinigung mindestens einmal jährlich oder zu Projektstart, sowie ggf. bei Änderungen an der Lohnuntergrenze aktualisieren lassen und strukturiert zu speichern.

Hier Ihre Möglichkeiten, sich in der Praxis vom Nachunternehmer bestätigen zu lassen, dass der gesetzliche Mindestlohn an dessen Mitarbeiter gezahlt wird - inklusive derer Vorteile und Nachteile:

‍1. Jährliche Mindestlohnbescheinigung des Nachunternehmers (durch die Geschäftsführung)

• Beschreibung: Der Nachunternehmer stellt einmal jährlich eine schriftliche Bescheinigung aus, in der die Geschäftsführung bestätigt, dass allen Mitarbeitern mindestens der gesetzliche Mindestlohn gezahlt wird.
• Vorteile: Diese Variante ist administrativ einfach und kann standardisiert für alle Projekte des Nachunternehmers erstellt werden.
• Nachteile: Da dies eine pauschale Bestätigung ist, deckt sie keine monatlichen oder projektspezifischen Schwankungen ab. Sie bietet möglicherweise weniger Schutz, wenn Nachunternehmer kurzfristig gegen das Gesetz verstoßen.
• Einsatzempfehlung: Diese Methode kann ausreichend sein, wenn eine langjährige, vertrauensvolle Geschäftsbeziehung besteht und das Risiko von Mindestlohnverstößen gering eingeschätzt wird.

2. Projektbezogene Bescheinigung des Nachunternehmers

• Beschreibung: Für jedes Projekt erstellt der Nachunternehmer eine Erklärung, in der bestätigt wird, dass für die Dauer des Projekts allen eingesetzten Mitarbeitern mindestens der gesetzliche Mindestlohn gezahlt wird.
• Vorteile: Diese Methode bietet einen projektspezifischen Nachweis und erhöht die Transparenz, da die Bescheinigung explizit auf ein bestimmtes Projekt bezogen ist. Sie ist zudem flexibler, da für jedes neue Projekt eine eigene Bescheinigung ausgestellt werden kann.
• Nachteile: Wenn das Projekt sehr lang läuft, kann es erforderlich sein, die Bescheinigung zu aktualisieren, z.B. bei Mindestlohnerhöhungen.
• Einsatzempfehlung: Eine projektbezogene Bescheinigung ist geeignet, wenn Projekte nur für begrenzte Zeiträume laufen und eine etwas höhere Sicherheit benötigt wird.

3. Monatliche Bestätigung der Mindestlohneinhaltung für jeden Mitarbeiter

• Beschreibung: Der Nachunternehmer stellt monatlich eine Bescheinigung aus, die für jeden eingesetzten Mitarbeiter bestätigt, dass der Mindestlohn eingehalten wurde. Die Bescheinigung kann entweder eine Gesamtliste aller Mitarbeiter enthalten oder für jeden einzelnen Mitarbeiter separat ausgestellt sein.
• Vorteile: Diese Methode bietet maximale Kontrolle und Sicherheit, da die Bescheinigung monatlich überprüft wird und auf jeden einzelnen Mitarbeiter bezogen ist. Sie ist besonders geeignet, wenn es darum geht, rechtliche Risiken und Haftungen zu minimieren.‍
• Nachteile: Diese Variante ist sehr aufwändig und bedeutet für den Nachunternehmer erheblichen Verwaltungsaufwand. Auch für den Auftraggeber bedeutet dies zusätzliche Prüfpflichten und Verwaltung.‍
• Einsatzempfehlung: Diese Methode ist empfehlenswert, wenn besonders hohe rechtliche Risiken bestehen oder bei sehr strengen internen Compliance-Anforderungen. Insbesondere in Branchen mit einem hohen Anteil an wechselndem Personal oder in sehr risikoreichen Projekten kann dies sinnvoll sein.

4. Stichprobenartige Prüfung und Einholung von Gehaltsnachweisen

• Beschreibung: Zusätzlich zu einer allgemeinen Bescheinigung durch die Geschäftsführung kann der Auftraggeber stichprobenartig Gehaltsnachweise (z.B. Lohnabrechnungen oder Zahlungsnachweise) für ausgewählte Mitarbeiter anfordern.
• Vorteile: Durch diese Stichproben erhält der Auftraggeber zusätzliche Einblicke und Absicherung, ohne die Verwaltungsprozesse übermäßig zu belasten. Die Stichprobe kann flexibel angepasst werden, wenn es Hinweise auf Verstöße gibt.
• Nachteile: Dies bietet keine vollständige Sicherheit für alle Mitarbeiter und Zeiträume, und es bedarf einer genauen Absprache mit dem Nachunternehmer, um Datenschutzaspekte zu berücksichtigen.
• Einsatzempfehlung: Diese Methode ist geeignet, wenn eine jährliche Bescheinigung allein als unzureichend angesehen wird und das Unternehmen zusätzliche, aber nicht vollständige Kontrolle haben möchte.

5. Externe Prüfbescheinigung durch einen Wirtschaftsprüfer

• Beschreibung: Der Nachunternehmer lässt sich durch einen externen Wirtschaftsprüfer prüfen und erhält eine Bescheinigung, dass der Mindestlohn eingehalten wird. Diese Bescheinigung wird dann dem Auftraggeber vorgelegt.
• Vorteile: Eine unabhängige Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer erhöht die Glaubwürdigkeit und bietet dem Auftraggeber zusätzliche Sicherheit.
• Nachteile: Externe Prüfungen sind mit Kosten und organisatorischem Aufwand verbunden, was bei kleineren Unternehmen möglicherweise nicht wirtschaftlich ist.
• Einsatzempfehlung: Diese Variante ist ideal, wenn ein Nachunternehmer eine Vielzahl an Mitarbeitern beschäftigt und eine unabhängige Bestätigung erforderlich ist, insbesondere bei hochsensiblen Projekten.

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Empfehlungen und Praxisbeispiel

‍In vielen Fällen reicht eine jährliche Bescheinigung der Geschäftsführung, die bestätigt, dass der Mindestlohn eingehalten wird. Diese sollte jedoch idealerweise durch projektbezogene Erklärungen ergänzt werden, wenn spezifische Projekte oder Bedingungen es erfordern. Für große Projekte mit hohem Risikopotenzial kann eine Kombination aus monatlichen Bestätigungen und stichprobenartigen Prüfungen eine gute Absicherung darstellen.Beispiel für eine mögliche Kombination:

• Jährliche Mindestlohnbescheinigung der Geschäftsführung zur allgemeinen Absicherung.
• Projektbezogene Bescheinigung zu Projektbeginn, die sicherstellt, dass die Mindestlohneinhaltung projektbezogen dokumentiert ist.
• Monatliche Mitarbeiterbestätigung nur für größere Projekte mit einem höheren Risiko oder hohem Personalaufwand.

Mit einer solchen Vorgehensweise können Sie als Auftraggeber Ihrer Verantwortung gerecht werden und zugleich das Verwaltungsaufkommen auf ein vertretbares Maß beschränken.