Nachunternehmer-Kontrolle: Wie Sie die Betriebe vor, während und nach der Projektabwicklung kontrollieren

‍Wieso ist eine sorgfältige Kontrolle der Nachunternehmen so wichtig?

Eine sorgfältige Auswahl der Nachunternehmer ist entscheidend, da der Generalunternehmer gegenüber dem Auftraggeber für die Qualität und Rechtskonformität aller erbrachten Leistungen haftet – einschließlich der von Subunternehmern.

Fehler oder Mängel durch unqualifizierte Subunternehmer können dazu führen, dass der Generalunternehmer haftbar gemacht wird, was finanzielle und rechtliche Risiken wie Regressansprüche und Arglisthaftung birgt.

Zusätzlich haftet der Generalunternehmer für die ordnungsgemäße Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen und Mindestlöhnen, wenn der Subunternehmer diese Verpflichtungen nicht erfüllt, beispielsweise bei Insolvenz oder Scheinselbständigkeit. Um diese Risiken zu minimieren, ist eine umfassende Überprüfung und regelmäßige Kontrolle der Subunternehmer unerlässlich.

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Rechtliche Anforderungen für Auftraggeber

Auftraggeber, die Nachunternehmer beauftragen, müssen eine Reihe von rechtlichen Anforderungen erfüllen. Dazu gehört die Einhaltung des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG) und des Mindestlohngesetzes (MiLoG).

Diese Gesetze stellen sicher, dass die Arbeitskräfte der Nachunternehmer den tariflichen Mindestlohn erhalten und dass ihre Rechte geschützt werden. Darüber hinaus müssen Auftraggeber sicherstellen, dass die Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß gezahlt werden.

Dies umfasst Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung. Eine sorgfältige Kontrolle der Nachunternehmer ist ebenfalls erforderlich, um sicherzustellen, dass diese die notwendigen Qualifikationen und Erfahrungen besitzen und dass sie die geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten. Dies schützt Sie als Auftraggeber vor rechtlichen und finanziellen Risiken.

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Best Practices für eine sichere und erfolgreiche Zusammenarbeit mit Nachunternehmen

Vor dem Projekt: Prüfung und Absicherung

Qualifikation und Erfahrung: Der Nachunternehmer muss hinsichtlich seiner fachlichen Eignung und Erfahrung geprüft werden. Referenzen helfen, Zuverlässigkeit und Arbeitsweise zu bewerten.

‍KYC und Bonitätsprüfung: Eine KYC-Prüfung und Bonitätskontrolle sind unabdingbar, um die rechtliche und finanzielle Stabilität des Nachunternehmers zu gewährleisten.

‍Versicherungen und Vertragsbedingungen: Der Nachunternehmer sollte eine Betriebshaftpflichtversicherung vorweisen und vertraglich gebunden werden, einschließlich detaillierter Leistungsbeschreibungen und Vertragsstrafen für Verzögerungen oder Mängel.

‍Wichtige Dokumente:

• Gewerbeanmeldung
• Betriebshaftpflichtversicherung
• Freistellungsbescheinigung des Finanzamts (§ 48b)
• Unbedenklichkeitsbescheinigung der SOKA

Während des Projekts: Überwachung und Management

Qualitätskontrollen: Regelmäßige Zwischen- und Endabnahmen mit sorgfältiger Dokumentation sorgen für rechtliche Sicherheit und verhindern Fehleransammlungen.

‍Kommunikation: Wöchentliche Meetings und tägliche Berichte fördern Transparenz und verbessern die Koordination.

‍Standardsicherheit: Ein Bauleiter stellt sicher, dass Baunormen und Sicherheitsvorschriften eingehalten werden.

‍Zeit- und Budgetmanagement: Klare Zeitpläne und regelmäßige Kontrolle helfen, Verzögerungen und Kostenüberschreitungen frühzeitig zu erkennen und zu steuern.

‍Nach dem Projekt: Nachbereitung und Dokumentation

Abnahme und Mängelprüfung: Nach Projektabschluss sollte eine gründliche Abnahme erfolgen, bei der Mängel dokumentiert und zur Nachbesserung aufgefordert werden.

‍Rechtliche Absicherung: Sämtliche Unterlagen, wie Abnahmeprotokolle und Zahlungsnachweise, müssen archiviert werden, um im Streitfall abgesichert zu sein.

‍Evaluierung: Eine abschließende Bewertung der Zusammenarbeit zeigt, ob der Nachunternehmer zuverlässig war und kann als Grundlage für künftige Projekte dienen.

‍Weitere Nachweise und AnforderungenEin Nachunternehmer muss die geltenden Arbeitsschutzvorschriften erfüllen und entsprechende Nachweise erbringen:

• Sicherheits- und Gesundheitsschutzplan (SiGe-Plan)
• Nachweise über Sicherheitsunterweisungen der Mitarbeiter

Falls ein Nachunternehmer selbst weitere Subunternehmer einsetzen möchte, muss der Auftraggeber diese genehmigen und ebenfalls prüfen.

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Checkliste der wichtigsten Dokumente sowohl für inländische als auch ausländische Subs

‍Allgemein erforderliche Nachweise für Subunternehmer:

• Handelsregisterauszug (bei juristischen Personen)
• Auszug Gewerbezentralregister (nicht älter als 3 Monate)

‍Kontrolle während der Bauausführung und nach Einreichung der Schlussrechnung:

• Regelmäßige Nachweise über Mindestlohnzahlungen an Personal
• Einsichtsrecht in die nach § 18 AEntG zu führenden Arbeitszeitnachweise mit Beginn, Pausen und Ende

‍zusätzliche Dokumente, welche ausländische Betriebe benötigen:

• Nachweis Gewerbeanmeldung im Heimatland
• Nachweis über Erfüllung steuerlicher Meldepflichten in Deutschland. Es gilt eine nach Ländern geordnete Spezialzuständigkeit einzelner Finanzämter für die Umsatzsteuer ausländischer Unternehmer.
• Dienstleistungsanzeige (§ 8 EU/EWR HwV) bei einer deutschen Handwerkskammer bei Ausübung eines meisterpflichtigen Handwerks. Nicht erforderlich bei Ausübung von zulassungsfreien Gewerken.
• A1-Bescheinigungen aus dem Heimatland, d.h. Nachweis darüber, dass vom Subunternehmer eingesetzte Mitarbeiter in Ihrem Heimatland sozialversichert.
• Nachweis über Anmeldung der nach Deutschland entsandten Arbeitnehmer beim deutschen Zoll über das Online-MeIdeportaI.
• Ausweise des eingesetzten Personals

Mit einer solchen Checkliste können Sie sich gegen rechtliche Konsequenzen schützen. Lesen Sie dazu am besten auch unsere weiteren Blog-Artikel.