Nachunternehmer Verwaltung - Welche Unterlagen Sie vor, während, und nach Projekten sicher ablegen sollten

Zusammenfassung

Wir betrachten hier, warum die richtige Dokumentation der Nachweisdokumente Ihrer Nachunternehmer von zentraler Bedeutung ist, welche Rolle Bauabzugsteuer und Zollprüfungen spielen - als auch insbesondere, wie CoCrafter Ihnen helfen kann, das Thema der Verwaltung der Nachweise zu vereinfachen.

Wichtigkeit der Nachunternehmer-Nachweise

Wir beleuchten im Folgenden, warum die korrekte und vollständige Dokumentation der Nachweisdokumente von Nachunternehmern häufig unterschätzt wird - und welche weitreichenden Konsequenzen dies haben kann.

‍Rechtskonformität und Haftungsminimierung

‍Bedenken Sie, dass Sie als Auftraggebender Betrieb in Mithaftung gezogen werden könnten, falls Ihr Nachunternehmer unbezahlte Beiträge zur Sozialversicherung hat oder Steuerverstöße begeht - sofern Sie sich dies als Auftraggeber nicht korrekt haben nachweisen lassen.Hierzu sollten Sie also auf die Vorlage der Unbedenklichkeit der SOKA und den Freistellungsbescheiden vom Finanzamt achten.

‍Sicherstellung von Qualifikationen & Arbeitsschutz

‍Vermeiden Sie das Risiko von Mängelrügen, falls Ihre Nachunternehmer nicht über die benötigten Fachzertifikate verfügen, die Sie für bestimmte Installationen hätten vorlegen müssen. Dokumentieren Sie insofern auch unbedingt Zertifikate wie Meisterbriefe, Fachzertifikate und Teilnahmebestätigungen von Sicherheitsschulungen, Sicherheitsunterweisungen oder Bestätigungen zum Tragen von Schutzkleidung.
All dies können Sie übersichtlich in CoCrafter dokumentieren und von Nachunternehmern anfragen.

‍Mindestlohnnachweise

‍Dokumentieren Sie unbedingt, dass Ihr Nachunternehmer seinen Pflichten zur Zahlung des Mindestlohns seiner Mitarbeiter nachkommt. Hierzu noch mehr im separaten CoCrafter-Blog-Artikel zum Thema Mindestlohnnachweise.

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Eines der wichtigsten Nachweisdokumente: Freistellungsbescheinigung nach §48b EStG zur Bauabzugsteuer

Die Bauabzugsteuer ist ein zentrales Thema in der Zusammenarbeit mit Nachunternehmern aufgrund der großen finanziellen und rechtlichen Implikationen für Sie als Auftraggeber. Anbei die wichtigsten Aspekte zusammengefasst:

Bauabzugssteuer Details

Einbehaltungspflicht	Die Bauabzugssteuer beträgt 15% des Rechnungsbetrags ohne Umsatzsteuer und muss vom Auftraggeber einbehalten und an das Finanzamt abgeführt werden. Diese Einbehaltungspflicht gilt für Bauleistungen im Inland und betrifft auch ausländische Unternehmen, die in Deutschland Bauleistungen erbringen. Wenn Sie als Auftraggeber die Bauabzugssteuer nicht einbehalten und an das Finanzamt abführen, haften Sie für die entgangenen Steuern, was zu einer erheblichen finanziellen Belastung führen kann.
Freistellungsbescheinigung	Um diese Einbehaltung zu vermeiden, muss der Nachunternehmer eine gültige Freistellungsbescheinigung (nach §48b EStG) des Finanzamts vorlegen, welche die Befreiung von der Bauabzugssteuer bestätigt. Wichtig ist unbedingt, dass hier auf die Gültigkeit des Dokuments geachtet wird, da Sie als Auftraggeber andernfalls die Steuer trotzdem einbehalten müssen.
Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht	Als Auftraggeber müssen Sie die Freistellungsbescheinigungen für 10 Jahre aufbewahren und jederzeit (insb. bei einer Steuerprüfung) bereitstehen. Fehlt eine ordnungsgemäße Dokumentation, so drohen im Ernstfall Haftungsansprüche und Bußgelder.
Sorgfaltspflicht bei Prüfung	Als Auftraggeber sind Sie in der Pflicht, die Angaben & Bescheinigungen des Nachunternehmers zu prüfen.
Auswirkungen auf die Liquidität	Durch die Einhaltung der Bauabzugssteuer werden Beträge einbehalten, die seitens des Nachunternehmers oft zur Finanzierung laufender Projekte verwendet werden. Ohne eine gültige Freistellungsbescheinigung seitens des Nachunternehmers kann dies auch dessen Liquidität signifikant beeinträchtigen (dies gilt es auch insb. bei ausländischen Nachunternehmern sicherzustellen).

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Best-Practices der Nachweise im Falle einer Zollprüfung

Hier sind die wichtigsten Dokumente, die von den Zollbehörden (insbesondere von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit, "FKS") überprüft werden und Sie insofern von Ihren Nachunternehmern anfordern sollten. Auch hier hilft Ihnen CoCrafter dies einfach, automatisiert und konform zu dokumentieren:

Personalausweise/Reisepässe der auf der Baustelle tätigen Mitarbeiter - zur Identifikation und zum Abgleich der Personalien mit den gemeldeten Arbeitskräften
Arbeitsverträge bzw. Beschäftigungsnachweise - dies sollte nach Möglichkeit vom Nachunternehmer bereitgestellt werden, um die ordnungsgemäße Anmeldung der Mitarbeiter sicherzustellen
Lohnabrechnungen/Gehaltsnachweise - hier sollte mindestens eine generelle Bestätigung der Zahlung des Mindestlohns durch den Geschäftsführer des Nachunternehmers vorliegen, oder noch besser tatsächlich monatliche Bescheide der einzelnen Mitarbeiter. Außerdem sollten zusätzlich die geleisteten Arbeitsstunden vorgelegt werden können
Sozialversicherungsnachweise bzw. Meldebescheinigung zur Sozialversicherung - um sicherzustellen, dass durch den Nachunternehmer die Sozialabgaben ordnungsgemäß abgeführt werden und die Mitarbeiter ordnungsgemäß bei der Sozialversicherung gemeldet sind
Freistellungsbescheinigung zur Bauabzugsteuer
Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkassen - sodass vorgelegt werden kann, dass der Nachunternehmer die Beiträge zur Krankenkasse für seine Mitarbeiter ordnungsgemäß gezahlt hat
A1 Bescheinigungen bei ausländischen Mitarbeitern - um zu bescheinigen, dass der Arbeitnehmer weiterhin im Herkunftsland sozialversichert ist und legal in Deutschland beschäftigt werden darf

Hier sind außerdem einige Best-Practices, wie Sie sich als Auftraggebender Betrieb bei einer Zollprüfung verhalten sollten:

Seien Sie grundsätzlich vorbereitet - bestenfalls mit einer vollständigen Dokumentation der Nachunternehmerdokumente, wie Sie es mit CoCrafter beispielsweise leichter erreichen können
Verhalten Sie sich kooperativ und definieren Sie einen Ansprechpartner auf der Baustelle, der für die Prüfer verfügbar ist und mit den Dokumenten als auch den Mitarbeitern vor Ort bekannt und vertraut ist
Informieren Sie Ihren Nachunternehmer über die Prüfungsanordnung möglichst frühzeitig und teilen Sie nochmals die wichtigsten Anforderungen mit der Bitte um ggf. erneute Aktualisierung der Dokumente
Dokumentieren Sie nach der Zollprüfung auch gemeinsam mit dem Nachunternehmer die gemeinsame Erfahrung und “Lessons Learned” - um zukünftig noch besser vorbereitet zu sein

‍Wie man die Nachweise der eigenen Nachunternehmer verwalten sollte

‍Aus unserer CoCrafter-Sicht können wir empfehlen, noch bevor man mit neue potenziellen Nachunternehmern in Kontakt tritt, sich unmittelbar deren Gewerbeanmeldung, Versicherungsnachweis als auch Freistellungsbescheinigung bereitstellen zu lassen - welche Ihnen auch als Auftraggeber in den meisten Fällen zur Verfügung gestellt werden.

Auch nachdem man die Zusammenarbeit begonnen hat, können Sie über CoCrafter viele Automationen nutzen, um die Nachweisdokumente automatisch in den jeweils relevanten Zyklen durch den Nachunternehmer erneuern zu lassen.

Zudem hilft Ihnen die CoCrafter Software dabei, für jeden individuellen Fall eines Nachunternehmers ein passendes Framework an den benötigten Nachweisdokumenten zusammenzustellen und hier auch insb. bei osteuropäischen Betrieben die Zusammenarbeit konform und einfach zu dokumentieren.

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